Überblick

Aktuell werden folgende vier Dateiformate für den Import von Texten und Dokumenten unterstützt: .txt, .docx, .rtf und .pdf.

 

Mehrere Dateien gleichzeitig hochladen

Beim Import in das Feld „Zu anonymisierender Text" können Sie mehrere Dateien gleichzeitig auswählen. Sie werden nacheinander eingelesen und mit einer Kennzeichnung wie „--- Dokument 2 ---" voneinander getrennt in das Textfeld eingefügt.

Einschränkung: Bei der Arbeit innerhalb von RA-MICRO E-Akte 2 bzw. dem E-Akte-Fenster sowie in RA-MICRO Essentials kann aktuell nur ein Dokument hochgeladen und verarbeitet werden.

 

PDF-Dateien im Detail

Wird eine PDF-Datei – etwa auch aus der E-Akte – an den JURA KI Assistenten übergeben, prüft dieser zunächst, ob aus der PDF bereits normaler Text ausgelesen werden kann. Das ist bei durchsuchbaren bzw. maschinenlesbaren PDFs der Fall, z. B. bei aus Word erzeugten Dokumenten. In diesem Fall wird der vorhandene Text direkt eingelesen.

Ist die PDF dagegen nicht maschinenlesbar, also beispielsweise nur als Scan bzw. Bild der Seiten vorhanden, kann der Text nicht direkt aus der Datei übernommen werden. Nur in diesem Fall nutzt der JURA KI Assistent eine integrierte, vorbereitende OCR-Verarbeitung, damit aus dem Dokument zunächst ein verwertbarer Text erzeugt wird. Diese OCR-Verarbeitung dient lediglich dem Einlesen des Dokuments und ist noch nicht die eigentliche inhaltliche Verarbeitung durch ein externes KI-Sprachmodell. Im Anschluss erhalten Sie einen Hinweis, welche Seiten per OCR gelesen wurden, welche Bildinhalte nicht extrahiert werden konnten, oder welche Seiten sich gar nicht zuverlässig als Text erkennen ließen.

Wichtig: Ergebnisse aus der Texterkennung (OCR) können Fehler enthalten – etwa falsch erkannte Buchstaben, verrutschte Zeilen oder unvollständige Wörter. Prüfen Sie den eingelesenen Text bei OCR-Hinweisen besonders sorgfältig, bevor Sie ihn weiterverarbeiten.

Schlägt die Umwandlung einer PDF-Datei vollständig fehl, liegt das häufig daran, dass das Dokument vor dem Scannen handschriftlich bearbeitet wurde (z. B. Notizen oder Schwärzungen). Verwenden Sie in diesem Fall möglichst unbearbeitete Originaldokumente.

Enthält eine PDF-Datei Sonderzeichen oder nicht-lateinische Schrift, kann es bei der Textextraktion zu Darstellungsproblemen kommen. Konvertieren Sie das Dokument in diesem Fall vorab nach .docx oder .txt.

Bei sehr komplex aufgebauten PDFs (z. B. mehrspaltige Layouts, überlagernde Textebenen aus bestimmten Formularen, oder ungewöhnliche Zeichensätze) kann die Qualität der Textextraktion im Einzelfall abweichen. Prüfen Sie den eingelesenen Text bei komplexeren Dokumenten daher grundsätzlich vor der Weiterverarbeitung.

 

Word-Dokumente (.docx) im Detail

Beim Einlesen von Word-Dokumenten werden Fließtext, Nummerierungen und Tabellen zuverlässig als Text übernommen. Enthält das Dokument dagegen Bilder, Screenshots, Scans, Unterschriften, Logos, Diagramme, SmartArt oder Textfelder, lassen sich diese Inhalte nicht in Text umwandeln.

Solche Stellen werden im extrahierten Text an der passenden Position mit dem Hinweis [Bildinhalt nicht extrahiert] gekennzeichnet – innerhalb eines Absatzes, zwischen zwei Absätzen oder in der jeweiligen Tabellenzelle. So bleibt erkennbar, dass an dieser Stelle im Originaldokument ein Inhalt vorhanden war, der nicht automatisch berücksichtigt werden konnte.

Prüfen Sie in diesem Fall das Originaldokument und ergänzen Sie relevante Informationen bei Bedarf manuell.

 

Weiterführende Beiträge und Anleitungen

Zusätzlich hilfreich sind folgende FAQ-Beiträge:

Was kann ich tun, wenn die Antwort des KI-Sprachmodells unvollständig oder nicht zufriedenstellend ist?
https://ki-wiki.dictanet.com/faq/was-kann-ich-tun-wenn-die-antwort-des-ki-sprachmodells-unvollstaendig-oder-nicht-zufriedenstellend-ist

Was muss ich vor dem Senden einer Anfrage an ein externes KI-Sprachmodell beachten?
https://ki-wiki.dictanet.com/faq/was-muss-ich-vor-dem-senden-einer-anfrage-an-ein-externes-ki-sprachmodell-beachten

Gibt es eine Schnittstelle zu RA-MICRO?
https://ki-wiki.dictanet.com/faq/gibt-es-eine-schnittstelle-zu-ra-micro

Wie arbeite ich in RA-MICRO Essentials mit dem JURA KI Assistenten?
https://ki-wiki.dictanet.com/faq/wie-arbeite-ich-in-ra-micro-essentials-mit-dem-jura-ki-assistenten